広報誌・社内報などの編集業務を外部委託するメリットとデメリット

機関誌や広報誌、社内報の制作には、企画、取材、編集、撮影、校正をはじめさまざまな工程があり、外部の著者、組織内の執筆者、印刷会社、発送会社など社内外の多くの人とのやりとりが必要です。

しかし、機関誌・広報誌・社内報の制作ご担当者様の中には、他の業務と兼任されていたり、少人数で担当されているケースも多く、人手不足や業務過多に悩まれている方も少なくありません。「他の業務に追われて手が回らない」「担当者が自分しかおらず業務を分担できない」「新しい企画の考案に時間を割けずマンネリ化している」「人材を採用する時間もお金もない」といったお悩みを抱えている方も多いのではないでしょうか？

人手不足や業務過多を解決するためには、人材派遣や人材採用、外部委託、自動化ツールの導入などさまざまな選択肢がありますが、今回は機関誌や広報誌、社内報の編集業務を外部委託した場合のメリットとデメリットについてご紹介いたします。

編集業務を外部委託するメリット

１．業務の効率化・業務負担の軽減
ご担当者様の負担になっていた業務の一部を外部委託することによって、業務負担が軽減されるという点は大きなメリットと言えます。

外部委託の仕方によっては、複数人・複数社が絡むような煩雑化したやりとりを集約できるようになるため、関係各所への手配や連絡にかかっていた時間の削減にもつながります。今まで内部でやっていた業務を外部に委託することによって他の業務に取り組む時間が生まれ、業務効率の向上も期待できるでしょう。

また、委託先は編集業務に特化したノウハウを持っているため、業務遂行にかかる時間の短縮も実現可能です。

２．業務品質の向上
編集分野に特化したノウハウを持っている委託先が業務を行うため、業務品質が上がるというメリットもあります。

第三者でも対応できるような定型化された業務を外部に委託することで、スタッフが本来するべき業務や属人的な業務に十分な時間をとることができるようになります。企画の立案やコンテンツの検討など、制作において本来時間をかけるべき業務に集中できるようになるため、冊子全体のクオリティアップにもつながるでしょう。

３．属人化の防止
機関誌・広報誌・社内報のご担当者様は少人数や一人でご担当されている場合も多いかと思いますが、それゆえ業務が属人化しているケースも少なくありません。属人化している業務が多いと、急な異動や退職が発生した際に対応できる人がいなかったり、進行に影響が出てしまう可能性があります。

外部委託であればチーム体制で進行し業務が分散されるため、急な対応が必要になった際にも「わかる人がいない」「できる人がいない」といった属人化のリスクを抑えることが可能です。

４．コスト削減につながる
内部での制作作業に多くの時間を要している場合、人件費にかなりのコストがかかってしまっているケースも多いです。新しく人材を採用する場合も、募集や選考、入社後の研修などかなりの時間とコストが必要になります。

「外部委託」と聞くとコストがかかるイメージがあるかもしれませんが、実際は外部委託によって社内の業務負荷を減らすことができるため、人件費の削減につながったり、採用コストや人材育成にかかる費用を削減できるケースは少なくありません。

編集業務を外部委託するデメリット

１．委託先に細かく指示を出す必要がある
外部委託をする際には、委託先への作業指示が必要になります。クオリティを上げるためには、基本的な業務指示に加え、制作上のルールやイメージなども細かく共有することが大切です。

細かい作業指示をまとめる工程を負担に感じる方もいらっしゃるかもしれませんが、これらは後輩や後任に引き継ぎを行うのと大きな違いはありません。一度作業指示を出して擦り合わせを行えば今まで作業にかかっていた時間を短縮することができるため、結果としては効率化につながると言えるでしょう。

２．社内にノウハウが蓄積されにくい
外部委託することによって業務負担が軽減されるというメリットの一方、社内にノウハウが蓄積されにくいというデメリットもあります。社内でしかできない業務とそうでない業務を分類し、委託範囲はよく検討するようにしましょう。

３．費用対効果がよくない場合もある
外部委託のメリットの3つ目として「コスト削減につながる」とお伝えしましたが、委託する業務の内容によっては費用対効果が悪くなってしまう可能性もあります。

例えば、社内独自のツールを使わないとできない業務や社内の専門知識が必要な業務などは、外部委託することで結果的にコストが高くなってしまったり、委託先のリソースで対応しきれない可能性もあります。

業務内容を考慮した上で、委託する範囲を決めることが大切です。

まとめ

今回は、機関誌・広報誌・社内報の編集業務における外部委託のメリットとデメリットをご紹介しました。

業務内容や委託範囲によって費用対効果も変わってきますが、外部委託を活用することによって業務負担が軽減され、空いた時間で本来やるべき業務に集中できるようになります。

機関誌や広報誌、社内報を無理なく安定して作り続けていくためには、無駄な業務を削減し、定型的な業務にかける労力を省くことが大切です。社内で業務を抱えすぎず、ぜひ外部委託を活用してみてください。